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Stellungnahme:
31.07.2025
Mit der Einführung der elektronischen Akte an den Gerichten der Ziviljustiz verbinden sich immer noch zahlreiche Probleme. Der vorliegende Entwurf führt dazu in seiner Begründung aus:
“Trotz Aktivierung aller Kräfte und Ressourcen der aktenführenden Behörden und Gerichte besteht nach derzeitigem Sachstand auch nach dem 1. Januar 2026 das Risiko des Auftretens etwaiger Digitalisierungslücken in den vorgenannten Verfahren. Um etwaige negative Auswirkungen auf die Funktionsfähigkeit der Rechtspflege und die Durchführung von Verfahren nach dem Ordnungswidrigkeitengesetz zu vermeiden und den Bürgerinnen und Bürgern weiterhin einen leistungsfähigen Zugang zur Justiz zu gewährleisten, soll dieser Entwurf über den 1. Januar 2026 hinaus bis zum 1. Januar 2027 eine papiergebundene Aktenführung in den vorgenannten Verfahrensarten ermöglichen, ohne jedoch die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Aktenführung ab dem 1. Januar 2026 zu suspendieren.”
Die hier eröffnete Flexibilität ist ein Gebot der Stunde. Sie wirft jedoch eine Reihe von Fragen auf, zu denen insbesondere der landesrechtliche Umgang mit der Aktenführung an den Insolvenzgerichten bisher nicht überall überzeugende Antworten gefunden hat.[2]
Im Folgenden sollen dieser Umgang dargestellt und die Probleme insbesondere bei der hybriden Aktenführung im Insolvenzverfahren kurz beleuchtet werden.
Der Referentenentwurf soll sowohl für die ordentliche Gerichtsbarkeit als auch für die Fachgerichtsbarkeiten neben der bereits erwähnten Verlängerung von Einführungsfristen eine transparente Konzentration der Regelungen zur zulässigen Weiterführung einer Papierakte und Fortführung einer Papierakte in elektronischer Form (Hybridakte) ermöglichen.
Dies soll durch eine Vereinfachung und Konzentration der Regelungssystematik für Ausnahmen von der Pflicht zur elektronischen Aktenführung sowohl in der ordentlichen Gerichtsbarkeit als auch in den Fachgerichtsbarkeiten umgesetzt werden. Dabei soll auf die Notwendigkeit des Erlasses einer Rechtsverordnung oder einer öffentlich bekanntzumachenden Verwaltungsvorschrift für die bereits gesetzlich verankerten Möglichkeiten der elektronischen Weiterführung einer in Papierform angelegten Akte (Hybridaktenführung) sowie der papiermäßigen Weiterführung einer zulässigerweise in Papierform angelegten Akte verzichtet werden.
Eine Reihe von Bundesländern hat bereits entsprechende Rechtsverordnungen erlassen, die auch rechtliche Rahmenbedingungen für die Hybridaktenführung an den Insolvenzgerichten schaffen.
Neben Niedersachsen und Rheinland-Pfalz haben u.a. auch Schleswig-Holstein (Landesverordnung über die elektronische Aktenführung in der Justiz (ElektAktFVO SH)[3] vom 11. März 2019), Brandenburg (Verordnung zur elektronischen Aktenführung bei den Gerichten und Staatsanwaltschaften (elektronische-Akten-Verordnung – eAktV)[4] vom 30. September 2022), Nordrhein-Westfalen (Verordnung zur elektronischen Aktenführung bei den Gerichten der ordentlichen Gerichtsbarkeit im Land Nordrhein-Westfalen in Zivil- und Familiensachen / eAkten-Verordnung in Zivil- und Familiensachen – eAktVOZivFam)[5] und Bayern (Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr bei den ordentlichen Gerichten /E-Rechtsverkehrsverordnung Justiz – ERVV Ju vom 15. Dezember 2006[6]) entsprechende Regelwerke geschaffen.
Zu den im Insolvenzverfahren bedeutsamen und im Einzelfall sehr umfangreichen Tabellen und Verzeichnissen enthält § 5 Abs. 4 Satz 3 und 4 InsO besondere Vorgaben:
“Die Landesregierungen werden ermächtigt, durch Rechtsverordnung nähere Bestimmungen über die Führung der Tabellen und Verzeichnisse, ihre elektronische Einreichung sowie die elektronische Einreichung der dazugehörigen Dokumente und deren Aufbewahrung zu treffen. Dabei können sie auch Vorgaben für die Datenformate der elektronischen Einreichung machen. Die Landesregierungen können die Ermächtigung auf die Landesjustizverwaltungen übertragen.”
Die hier nur als Beispiele hervorgehobenen Länder Niedersachsen und Rheinland-Pfalz haben von dieser Ermächtigung Gebrauch gemacht und die Führung von Tabellen und Verzeichnissen gesondert geregelt.
Rheinland-Pfalz regelt in den §§ 6-9 der Landesverordnung über die elektronische Aktenführung bei den Gerichten in Rheinland-Pfalz:
§ 6
Anordnung der maschinellen Tabellenführung
(1) Soweit bei einem Amtsgericht die Insolvenzakten elektronisch geführt werden, sind die Tabellen und Verzeichnisse nach § 5 Abs. 4 der Insolvenzordnung (InsO) maschinell zu führen.
(2) Das für die Angelegenheiten der Rechtspflege zuständige Ministerium kann durch Verwaltungsvorschrift, die im Justizblatt bekanntzumachen ist, anordnen, dass Insolvenzakten, die vor dem 1. Januar 2026 in Papierform angelegt wurden, abweichend von § 1 Abs. 1 Satz 2 ab einem bestimmten Stichtag oder Ereignis in elektronischer Form weitergeführt werden. Die Zulassung der Weiterführung in elektronischer Form kann dabei auf einzelne Gerichte oder auf bestimmte Verfahren beschränkt werden. Soweit die Insolvenzakten nach Satz 2 hybrid geführt werden, sind die Insolvenztabellen und -verzeichnisse in Papierform weiterzuführen.
§ 7
Niederlegung der maschinell geführten Tabelle
Werden die Tabellen und Verzeichnisse bei einem Amtsgericht maschinell geführt, so erfolgt die Niederlegung nach § 175 Abs. 1 Satz 2 InsO durch Speichern einer lesbaren Form der von der Insolvenzverwalterin oder dem Insolvenzverwalter eingereichten Tabelle einschließlich der dazugehörigen Dokumente in der elektronischen Akte.
§ 8
Textdatei, qualifizierte elektronische Signatur
Werden Tabellen maschinell geführt, so hat das Insolvenzgericht für die Eintragung nach § 178 Abs. 2 Satz 1 InsO Rang und laufende Nummer der jeweiligen Forderung in einer Textdatei aufzulisten. Die Textdatei ist mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen. Berichtigungen von Tabellen sind gesondert qualifiziert elektronisch zu signieren. Die qualifizierte elektronische Signatur ist unverzüglich zu validieren. Die Validierung ist durch ein Signaturprüfprotokoll zu dokumentieren. Die Textdatei, die Signaturdatei und das Signaturprüfprotokoll werden Bestandteile der maschinell geführten Tabelle.
§ 9
Unveränderlichkeit
Es ist sicherzustellen, dass die Tabelle nach dem Signieren nach § 8 auf Dauer inhaltlich unverändert in lesbarer Form wiedergegeben werden kann.
Niedersachsen regelt in der Verordnung über die maschinelle Führung und die elektronische Einreichung der Tabellen nach § 175 Abs. 1 der Insolvenzordnung (Nds. InsOeTabVO):
§ 2 Einführung des maschinellen Führens der Tabellen
Bei den in der Anlage 1 bezeichneten Amtsgerichten werden die Tabellen nach § 175 Abs. 1 InsO in Verfahren, die ab dem in der Anlage 1 angegebenen Zeitpunkt eröffnet werden, maschinell geführt.
§ 3 Elektronische Einreichung der Tabellen und der dazugehörigen Dokumente
(1) Werden die Tabellen bei einem Amtsgericht maschinell geführt, so haben die Insolvenzverwalterinnen und Insolvenzverwalter die Tabellen gemäß der „Schnittstellenbeschreibung für die Datenübernahme von Insolvenzverwalterinnen und Insolvenzverwaltern in gerichtliche Systeme“ nach der Anlage 2 und die dazugehörigen Dokumente elektronisch wie folgt einzureichen:
Bei einer Übermittlung nach Satz 1 Nr. 2 müssen die Tabellen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein.
(2) Für die Übermittlung nach Absatz 1 hat die Insolvenzverwalterin oder der Insolvenzverwalter die angemeldeten Forderungen nach der Reihenfolge ihres Ranges und der laufenden Nummer, die nach der Schnittstellenbeschreibung nach der Anlage 2 zu vergeben ist, zu sortieren. Die Forderungen gleichen Ranges sind in einem elektronischen Dokument im Dateiformat PDF wiederzugeben. Jede Forderung ist in dem elektronischen Dokument mit der laufenden Nummer zu versehen und mit einem elektronischen Lesezeichen zu markieren. Für den Fall, dass mehrere Forderungen dieselbe laufende Nummer haben, ist die Forderung in dem elektronischen Dokument zudem mit einer Unternummer zu versehen. Unternummer sind fortlaufend anhand der Reihenfolge der Nummern der Forderungen nach Feldnummer 2 der Entität „Forderungsanmeldung“ in der Schnittstellenbeschreibung nach der Anlage 2 zu vergeben. Das Lesezeichen hat den Rang, die laufende Nummer und die Unternummer wiederzugeben und muss auf jeder Seite des elektronischen Dokuments rechts am oberen Dokumentenrand sichtbar sein. Das Dokument ist mit einem Dateinamen zu versehen, der den Rang sowie die erste und die letzte laufende Nummer der in dem elektronischen Dokument wiedergegebenen Forderungen zu beinhalten hat. 8 Abweichend von Satz 2 sind die angemeldeten Forderungen eines Ranges in mehreren elektronischen Dokumenten wiederzugeben, wenn das Datenvolumen des elektronischen Dokuments sonst die technische Höchstgrenze für die Einreichung bei dem Amtsgericht überschreitet.
(3) Gehen bei der Insolvenzverwalterin oder dem Insolvenzverwalter die zu den Tabellen gehörenden Dokumente in Papierform ein, so hat sie oder er diese in ein elektronisches Dokument zu übertragen. Die Dokumente sind dazu in schwarz-weiß mit einer Auflösung von mindestens 200 dpi und höchstens 300 dpi und der Kompression Fax Gruppe 4 zu scannen. Ist das Dokument mit dieser Auflösung nicht lesbar, so ist eine höhere Auflösung zu wählen. Die Dokumente in Papierform sind ebenfalls beim Insolvenzgericht einzureichen.
§ 4 Ersatzeinreichung
Ist eine elektronische Einreichung nach § 3 Abs. 1 aus Gründen, die die Insolvenzverwalterin oder der Insolvenzverwalter nicht zu vertreten hat, nicht möglich, so können die Tabellen und die dazugehörigen Dokumente auf einem Datenträger bei dem Gericht eingereicht werden. Die Unmöglichkeit der elektronischen Einreichung ist darzulegen.
§ 5 Niederlegung der maschinell geführten Tabelle
Bei maschinell geführten Tabellen erfolgt die Niederlegung nach § 175 Abs. 1 Satz 2 InsO durch Speichern einer lesbaren Form der von der Insolvenzverwalterin oder dem Insolvenzverwalter nach § 3 Abs. 1 Satz 1 eingereichten Tabelle einschließlich der dazugehörigen Dokumente in der elektronischen Akte. Wird eine elektronische Akte nicht geführt, so ist die Tabelle einschließlich der dazugehörigen Dokumente auszudrucken und nach § 175 Abs. 1 Satz 2 InsO niederzulegen.
§ 6 Textdatei, qualifizierte elektronische Signatur
Werden Tabellen maschinell geführt, so hat das Insolvenzgericht für die Eintragung nach § 178 Abs. 2 Satz 1 InsO Rang und laufende Nummer der Forderungen in einer Textdatei aufzulisten. Die Textdatei ist mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen. Berichtigungen von Tabellen sind gesondert qualifiziert elektronisch zu signieren. Die qualifizierte elektronische Signatur ist unverzüglich zu validieren. 5Die Validierung ist durch ein Signaturprüfprotokoll zu dokumentieren. 6 Die Textdatei, die Signaturdatei und das Signaturprüfprotokoll werden Bestandteil der maschinell geführten Tabelle.
§ 7 Unveränderlichkeit
Es ist sicherzustellen, dass die Tabelle nach dem Signieren nach § 6 auf Dauer inhaltlich unverändert in lesbarer Form wiedergegeben werden kann.
§ 8 Übergangsregelung
Insolvenzverwalterinnen und Insolvenzverwalter können in Verfahren, die vor dem 1. April 2025 eröffnet werden, an Amtsgerichten, bei denen die Tabellen maschinell geführt werden, die zur Tabelle gehörenden Dokumente abweichend von § 3 Abs. 1 Satz 1 in Papierform einreichen, wenn sie dies dem Insolvenzgericht zuvor in Textform mitgeteilt haben.
Diese Beispiele belegen die umfangreichen und in ihrer Regelungsdichte sowie einer Reihe von Details voneinander abweichenden Landesvorschriften zur hybriden Führung von Tabellen und Verzeichnissen.
Die durch den RefE angestrebte Vereinfachung und Konzentration der Regelungssystematik für Ausnahmen von der Pflicht zur elektronischen Aktenführung ist vor diesem Hintergrund zu begrüßen.
Den Ländern soll mit der vorgeschlagenen Neufassung von § 43 Abs. 2 EGZPO die Möglichkeit eröffnet werden, jeweils für ihren Bereich durch Rechtsverordnung zu bestimmen, dass Akten abweichend von § 298a Abs. 1a ZPO bis einschließlich 31. Dezember 2026 in Papierform angelegt sowie Akten, die elektronisch angelegt wurden, bis zu diesem Zeitpunkt in Papierform weitergeführt werden. Die Bestimmung kann auf einzelne Gerichte oder Verfahren beschränkt werden Wird von dieser Möglichkeit Gebrauch gemacht, kann in der Rechtsverordnung bestimmt werden, dass durch Verwaltungsvorschrift, die öffentlich bekanntzumachen ist, geregelt wird, in welchen Verfahren Akten in Papierform angelegt oder elektronisch angelegte Akten in Papierform weitergeführt werden.
Die spezialgesetzliche Ermächtigung des § 5 Abs. 4 InsO ist vom Regelungsbereich des Referentenentwurfs ausgenommen. Die bis zum 1. Januar 2027 befristete „Opt-out“-Lösung für die Länder in Zivilverfahren bleibt damit im Insolvenzverfahren unbefristet obwohl dort die sehr heterogenen Regelwerke zur Führung von Tabellen und Verzeichnissen in Insolvenzverfahren dem erklärten Ziel einer Vereinfachung der bestehenden Regelungen für die Aktenführung entgegenstehen.
Der Referentenentwurf unternimmt einen wichtigen Schritt zur Vereinfachung und Konzentration der Regelungssystematik für Ausnahmen von der Pflicht zur elektronischen Aktenführung in der Zivilgerichtsbarkeit. Leider bleibt die Insolvenzgerichtsbarkeit von diesem Schritt ausgenommen. Dies ist mit Blick auf die dort bereits existierenden Unterschiede und Eigenheiten, die bis auf die Gerichtsebene reichen und sogar innerhalb von Gerichten anzutreffen sind, eine unverständliche Ausnahme. Der VID empfiehlt deshalb auch für die spezialgesetzliche Ermächtigung in § 5 Abs. 4 InsO eine Befristung landesrechtlicher Ausnahmeregeln zur hybriden Aktenführung bei Tabellen und Verzeichnissen. Eine Einschränkung ist in diesem Bereich auch schon durch Art. 28 der Richtlinie (EU) 2017/1132 über Restrukturierung und Insolvenz angezeigt, der den Mitgliedstaaten bei Mitteilungen an Gläubiger (wie etwa der Erteilung eines Tabellenauszugs) den Einsatz elektronischer Kommunikationsmittel vorschreibt.
Berlin, 31.07.2025
Kontakt:
Verband Insolvenzverwalter und Sachwalter Deutschlands e.V. (VID)
Am Zirkus 3
10117 Berlin
Tel.: 030/ 20 45 55 25
E-Mail: info@vid.de / Web: www.vid.de
[1] Referentenentwurf des BMJV zum Gesetz zur Änderung der Vorschriften über die Einführung der elektronischen Akte in der Justiz und die allgemeine Beeidigung von Gerichtsdolmetschern, abrufbar unter: https://www.bmjv.de/SharedDocs/Downloads/DE/Gesetzgebung/RefE/RefE_E_Akten_Gesetz.pdf (zuletzt gesehen: 27.07.2025).
[2] Vgl. Stellungnahme des VID zur Landesverordnung über den elektronischen Rechtsverkehr und die elektronische Aktenführung (Rheinland-Pfalz), abrufbar unter: https://www.vid.de/stellungnahmen/e-justizvo-rp/ und die Stellungnahme des VID zum Entwurf einer Verordnung über die Einreichung und Führung der Tabellen über die angemeldeten Forderungen gemäß § 175 Insolvenzordnung in maschineller Form, abrufbar unter: https://www.vid.de/stellungnahmen/nminsotabvo/, jeweils m. w. N. (zuletzt gesehen: 27.07.2025).
[3] Die Landesverordnung über die elektronische Aktenführung in der Justiz (Schleswig-Holstein), abrufbar unter: https://www.schleswig-holstein.de/DE/fachinhalte/E/elektronischejustiz/Downloads/lvo_elektro_aktenfuehrung.pdf (zuletzt gesehen: 27.07.2025).
[4] Verordnung zur elektronischen Aktenführung bei den Gerichten und Staatsanwaltschaften (elektronische-Akten-Verordnung – eAktV) (Brandenburg), abrufbar unter: https://bravors.brandenburg.de/verordnungen/eaktv (zuletzt gesehen: 27.07.2025).
[5]Verordnung zur elektronischen Aktenführung bei den Gerichten der ordentlichen Gerichtsbarkeit im Land Nordrhein-Westfalen in Zivil- und Familiensachen / eAkten-Verordnung in Zivil- und Familiensachen – eAktVOZivFam, abrufbar unter: https://recht.nrw.de/lmi/owa/br_bes_text (zuletzt gesehen: 27.07.2025).
[6]Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr bei den ordentlichen Gerichten (E-Rechtsverkehrsverordnung Justiz – ERVV Ju) Vom 15. Dezember 2006 (GVBl. S. 1084) BayRS 31-1-1-J (§§ 1–26), abrufbar unter: https://www.gesetze-bayern.de/Content/Document/BayERVV (zuletzt gesehen: 27.07.2025).