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Der Ombudsmann ist keinerlei Weisungen unterworfen. Er hat allein nach Recht, Gesetz und den satzungsmäßigen Vorgaben des VID zu entscheiden.
Schuldner und Gläubiger (Beschwerdeführer) eines Insolvenz- oder Restrukturierungsverfahrens können den Ombudsmann anrufen, wenn sie sich durch das Verhalten eines Insolvenzverwalters, Sachwalters oder Restrukturierungsbeauftragten (Beschwerdegegner) oder sonst durch das Verfahren beschwert fühlen.
Das Verfahren vor dem Ombudsmann kann nur dann durchgeführt werden, wenn der Beschwerdegegner Mitglied im VID ist.
Der Ombudsmann wird ausschließlich aufgrund der Beschwerde des Beschwerdeführers tätig. Voraussetzung hierfür ist, dass der Beschwerdeführer seine Beschwerde in elektronischer Form über die vom VID zur Verfügung gestellte Plattform (Online-Formular) an den Ombudsmann richtet. Andere Übermittlungsformen der Beschwerde, insbesondere schriftlicher oder elektronischer Art sind nicht statthaft.
Die Beschwerde muss zumindest folgende Angaben enthalten:
Der Beschwerdeführer hat bei der Eingabe zu bestätigen, dass sämtliche der nachfolgenden Zulässigkeitsvoraussetzungen erfüllt sind.
In Verbraucherinsolvenzverfahren sollte der Beschwerdeführer vor Anrufung des Ombudsmannes möglichst eine Einigung mit der Hilfe einer zugelassenen Schuldnerberatungsstelle versuchen. Das Ergebnis dieses Versuchs ist im Antrag offenzulegen.
Nach vollständiger Dateneingabe prüft der Ombudsmann die Zulässigkeit des Verfahrens und leitet anschließend die Beschwerde dem jeweiligen Beschwerdegegner mit der Aufforderung zur Stellungnahme unverzüglich zu. Hierüber ist der Beschwerdeführer zu unterrichten, ihm ist gleichzeitig Kenntnis über den weiteren Verfahrensablauf zu geben.
Der Beschwerdegegner hat auf Anforderung des Ombudsmannes innerhalb von zwei Wochen zur Beschwerde umfassend Stellung zu nehmen. Hierbei hat der Beschwerdegegner auch zur Richtigkeit der nach § 2 Abs. 3 der Verfahrensordnung durch den Beschwerdeführer abzugebenden Bestätigung Stellung zu nehmen. Die Frist zur Stellungnahme kann auf Antrag einmalig um zwei Wochen verlängert werden.
Der Ombudsmann kann in jeder Lage des Verfahrens ergänzende Stellungnahmen der Beteiligten einholen, soweit er dies zur weiteren Sachaufklärung für notwendig hält. Er bestimmt dabei die Art und Weise der Anhörung nach eigenem Ermessen. Er kann dabei Fristen zur Erledigung der Anfrage setzen.
Der Ombudsmann kann alle Fristen als Ausschlussfristen bestimmen. Nach fruchtlosem Ablauf einer Frist kann er das Verfahren ohne Entscheidung in der Sache einstellen.
In jeder Lage des Verfahrens kann der Ombudsmann die weitere Befassung mit der Beschwerde ablehnen, wenn
Das Beschwerdeverfahren ist unverzüglich zu beenden, wenn der Ombudsmann davon Kenntnis erhält, dass der Beschwerdeführer oder einer der Beteiligten wegen des Beschwerdegegenstandes eine in § 2 Abs. 3 genannten Maßnahmen ergriffen hat.
Das Beschwerdeverfahren ist zu beenden, wenn der Beschwerdegegner auf die Aufforderung des Ombudsmanns nicht reagiert. Der Ombudsmann hat den Umstand der fehlenden Mitwirkung des Beschwerdegegners dem Vorstand des VID mitzuteilen.
Nach Eingang aller Stellungnahmen hat der Ombudsmann den Beteiligten des Verfahrens schriftlich (per e-mail) einen Schlichtungsvorschlag zu unterbreiten. Dabei sind die Beteiligten darauf hinzuweisen, dass sie den Vorschlag nicht annehmen müssen und dass ihnen ggf. – soweit dies im konkreten Fall zutrifft – der Rechtsweg offen steht. Wenn innerhalb eines Monats nach dem Schlichtungsvorschlag kein Widerspruch eingegangen ist, gilt der Vorschlag als angenommen. Hierüber sind die Beteiligten zu informieren.
Der Ombudsmann ist in der Beweiswürdigung frei. Er erhebt keine Beweise, mit Ausnahme des Urkundenbeweises. Die Beteiligten haben Urkunden nur dann vorzulegen, wenn sie hierzu vom Ombudsmann aufgefordert werden.
Den Beteiligten entstehen durch die Anrufung des Ombudsmannes keine Kosten; ihre eigenen Kosten haben sie selbst zu tragen. Der Beschwerdeführer kann sich sachkundig vertreten lassen, auch in diesem Fall hat er seine Kosten selbst zu tragen.
Der Ombudsmann ist in Bezug auf die ihm von den Beteiligten zu Verfügung gestellten Informationen und Unterlagen zur Verschwiegenheit verpflichtet. Dies gilt nicht für Informationen, die aktenkundig, seitens des Insolvenzgerichts oder des Insolvenzverwalters veröffentlicht oder den Medien zu entnehmen sind.