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Stellungnahme:
24.03.2025
Der Bundesgesetzgeber hat mit dem Gesetz zur Einführung der elektronischen Akte in der Justiz und zur weiteren Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs vom 5. Juli 2017 (BGBl. I S. 2208) den Grundstein für die Digitalisierung justizieller Verfahren gelegt. Ab dem 1. Januar 2026 sind Verfahrens-akten in bestimmten Bereichen der Justiz verpflichtend elektronisch zu führen. Diese Regelung betrifft nicht nur Gerichte und Staatsanwaltschaften, sondern auch Finanzbehörden in strafrechtlichen Ermittlungsverfahren nach § 386 Abs. 2 der Abgabenordnung (AO) sowie Verwaltungsbehörden, soweit sie Aufgaben im Bußgeldverfahren nach dem Ordnungswidrigkeitengesetz (OWiG) wahrnehmen.
Rheinland-Pfalz hat sich dieser bundesweiten Entwicklung angeschlossen und durch mehrere Verordnungen über die Jahre den elektronischen Rechtsverkehr für verschiedene Verfahrensarten eingeführt. Um eine einheitliche und rechtssichere Anwendung sicherzustellen, entschied sich das Land für eine harmonisierte Regelung, die sich eng an den Vorgaben des Bundes orientiert. Damit solle Verwirrung innerhalb der betroffenen Institutionen vermieden und eine effiziente sowie fehlerfreie Dokumentenführung gewährleistet werden.[1] Ab Inkrafttreten der in Frage stehenden eJustizVO RP (folgend als VO-E gekennzeichnet) treten endgültig alle vier anderen zur Regelung der elektronischen Aktenführung geltenden Landesverordnungen gemäß § 22 Abs. 2 VO-E außer Kraft.
Da § 12 Abs. 1 Nr. 6 VO-E i.V.m. § 5 Abs. 4 S. 2 und 3 InsO den Anwendungsbereich für die Nutzung des elektronischen Verkehrs bei der Tabellenführung für die InsolvenzverwalterInnen zwingend eröffnet und der zweite Abschnitt der VO-E sich speziell der elektronischen Insolvenzakte widmet, hat sich der VID entschlossen, hierzu Stellung zu nehmen.
Die medienbruchfreie Führung der Insolvenztabellen und die Digitalisierung der Justiz sind grundsätzlich positiv zu bewerten. Allerdings werfen einige Regelungen im Entwurf aus Sicht der Insolvenzpraxis Fragen auf, bei denen dringend nachgebessert werden muss.
Auf Seite 23 des VO-E heißt es: „Eine bundesweit einheitliche und gleichzeitige Einführung kommt wegen der unterschiedlichen Voraussetzungen in den einzelnen Ländern nicht in Betracht. Aus diesem Grunde enthält der § 5 der Insolvenzordnung umfassende Ermächtigungen für die Landesregierungen, Einzelheiten durch Rechtsverordnungen zu regeln. Von dieser Verordnungsermächtigung wurde vorliegend (Gebrauch) gemacht.“
Bereits bestehende Verordnungen in anderen Bundesländern, wie etwa die eTab InsO[2] in Nordrhein-Westfalen und die Verordnung in Niedersachsen[3] finden seit geraumer Zeit Anwendung und zeigen eine erhebliche Vielfalt an Vorgaben und zum Teil unterschiedliche Umsetzungsmöglichkeiten. Es ist davon auszugehen, dass künftig noch weitere Bundesländer von ihrer Verordnungsermächtigung Gebrauch machen. Die Unterschiedlichkeit der Ansätze führt zu einer erhöhten Komplexität für die NutzerInnen, da sie sich an jeweils unterschiedliche Anforderungen anpassen müssen. Dies kann mit hohen Kosten[4] verbunden sein, da zusätzlich Ressourcen und Zeit investiert werden müssen, um die jeweiligen landesspezifischen Bestimmungen zu berücksichtigen.
(1) Die Vorschriften dieses Abschnitts regeln die Führung elektronischer Akten bei
(2) Akten können bei den in Absatz 1 genannten Stellen elektronisch geführt werden. Das fachlich zuständige Ministerium bestimmt für seinen Zuständigkeitsbereich durch Verwaltungsvorschrift, die öffentlich bekannt zu machen ist, den Zeitpunkt, von dem an die Akten elektronisch geführt werden. Die elektronische Aktenführung kann dabei auf einzelne Gerichte, Strafverfolgungsbehörden oder Verwaltungsbehörden oder auf allgemein bestimmte Verfahren beschränkt werden.
(3) Akten, die vor dem gemäß Absatz 2 bestimmten Zeitpunkt in Papierform angelegt wurden, werden auch nach Einführung der elektronischen Aktenführung in Papierform weitergeführt.
(4) Das fachlich zuständige Ministerium kann für die in seinen Zuständigkeitsbereich durch Verwaltungsvorschrift, die öffentlich bekanntzumachen ist, bestimmen, dass Akten, die vor dem 1. Januar 2026 in Papierform angelegt wurden, abweichend von Absatz 3 ab einem bestimmten Stichtag oder Ereignis in elektronischer Form weitergeführt werden (Hybridaktenführung). Die Zulassung der Weiterführung in elektronischer Form kann dabei auf einzelne Gerichte, Strafverfolgungsbehörden oder Verwaltungsbehörden oder auf bestimmte Verfahren beschränkt werden.
(5) Andere landesrechtliche Vorschriften zur Regelung der elektronischen Aktenführung bleiben unberührt.
Die Regelung in Abs. 2 gibt den zuständigen Ministerien weitreichende Befugnisse, die Aktenführung in den in Abs. 1 genannten Institutionen zu regeln. Dabei überlässt sie einen großen Spielraum, der Umsetzungsprobleme mit sich bringt:
Während einige Gerichte und Behörden aufgrund der jeweiligen ministeriellen Entscheidung bereits elektronisch arbeiten, müssen andere weiterhin Papierakten führen. Der Entwurf versucht dies flexibel zu regeln, indem er im Abs. 3 festlegt, dass vor dem Stichtag angelegte Papierakten nicht zwingend digitalisiert werden müssen. Begründet wird diese Regelung damit, dass mit den personellen Ressourcen eine sofortige Digitalisierung aller Papierakten kaum umsetzbar sei.[5]
Langfristig wird es deshalb bei den NutzerInnen zu einem „Mischbetrieb“ kommen, der insbesondere für Insolvenzkanzleien eine Doppelbelastung und dementsprechend nicht eine „möglichst reibungslose Umstellung“[6] mit sich bringt.
Die Regelung versucht dies zu umgehen, indem sie in Abs. 4 eine Hybridaktenführung für vor dem 1. Januar 2026 angelegten Papierakten vorsieht. Diese Kombination aus Papier- und elektronischer Aktenführung führt jedoch zu Verwirrung, da Gerichte, Strafverfolgungsbehörden und Verwaltungsbehörden je nach ministerieller Vorgabe unterschiedlichen Regelungen unterliegen. Dies erschwert die Arbeitsabläufe von Insolvenzkanzleien, da sie sich auf verschiedene technische und organisatorische Anforderungen einstellen müssen. Es empfehlen sich stattdessen eine einheitliche Fristenregelung sowie klare Vorgaben für die Digitalisierung von Altakten.
(1) Elektronische Dokumente sowie in Papierform beibehaltene Schriftstücke und sonstige Unterlagen, die dieselbe Angelegenheit betreffen, sind zu elektronischen Akten zu vereinigen. In der elektronischen Akte werden zur Akte gebrachte elektronische Dokumente einschließlich zugehöriger Signaturdateien sowie sonstige zur Akte gebrachte Dateien und Informationen gespeichert. Elektronische Empfangsbekenntnisse sowie elektronische Formulare, die als strukturierte maschinenlesbare Datensätze übermittelt worden sind werden als Datensätze in der elektronischen Akte gespeichert.
(2) Enthält eine elektronisch geführte Akte sowohl elektronische als auch in Papierform beibehaltene Bestandteile, so muss beim Zugriff auf jeden der Teile ein Hinweis auf den jeweils anderen Teil enthalten sein. Die nach Absatz 1 in der elektronischen Akte gespeicherten Inhalte müssen jederzeit zusätzlich als elektronische Dokumente im Format PDF/A wiedergegeben werden können; diese Dokumente bilden das Repräsentat. Das Repräsentat muss den gesamten zur Akte gebrachten Inhalt mit Ausnahme der nur für die Datenverarbeitung notwendigen Struktur-, Definitions- und Schemadateien wiedergeben. Soweit die Wiedergabe eines Inhalts technisch nicht möglich ist, ist ein entsprechender Hinweis in das Repräsentat aufzunehmen. An die Stelle von Signaturdateien treten Vermerke über das Ergebnis der Signaturprüfung. Das Repräsentat muss druckbar, kopierbar und, soweit technisch möglich, durchsuch bar sein. Die Seiten des Repräsentats sind so zu nummerieren, dass sie eindeutig zitiert werden können.
(3) Als Bußgeldbehörden tätige Verwaltungsbehörden müssen Bußgeldakten mindestens nach Maßgabe der in Absatz 1 niedergelegten Grundsätze führen. Sie sollen ferner die in Absatz 2 niedergelegten Grundsätze beachten.
Diese Regelung wirft eine Vielzahl von Fragen auf.
Zunächst ist der Hinweis auf die Nutzung eines PDF/A Formats wesentlich, insbesondere vor dem Hintergrund, dass auch Originaldokumente gemäß § 2 Abs. 1 VO-E zur elektronischen Akte gehören. Das bedeutet, dass diese als eingebettete Dateien hinzufügbar sein sollten.
Ein Beispiel für eine solche eingebettete Datei:
Eine PDF/A-3 Datei könnte eine Rechnung im PDF-Format enthalten, aber zusätzlich die Original-XML-Datei der Rechnung eingebettet haben.
Daher ist eine Konkretisierung der zu verwendenden PDF-Version vonnöten. Eine solche gibt das rheinland-pfälzische Justizministerium auf seiner Website[7] für die bisher geltende ERVLVO an. Dort sind die PDF-Versionen 1.0 bis 1.7[8] und die PDF/A-1b oder PDF/A-2[9] als zulässige PDF-Formate genannt. Allerdings erlauben weder PDF/A-1b noch PDF/A-2 das Einbetten beliebiger[10] Dateien als Anhänge. Beide Standards schreiben vor, dass alle für die Darstellung des Dokuments notwendigen Ressourcen (z. B. Schriftarten) eingebettet werden müssen, schließen aber das Einfügen zusätzlicher arbiträrer Dateianhänge aus. Erst PDF/A‑3 führt die Möglichkeit ein, beliebige Dateien (z. B. XML, Office-Dokumente) als Anhänge in das PDF einzubetten. Die regulären PDF-Spezifikationen von Version 1.0 bis 1.7 erlauben hingegen die Einbettung beliebiger Dateien – etwa als Dateianhänge über die dafür vorgesehenen Mechanismen (wie die FileAttachment-Anmerkungen und EmbeddedFile-Streams).[11]
Hier stellt sich die Frage, ob durch die Zulassung von PDF 1.0 bis 1.7 das Problem gelöst wird. Denn während diese Versionen zwar Dateianhänge erlauben, erfüllen sie nicht die speziellen Anforderungen der revisionssicheren Langzeitarchivierung nach PDF/A-Standards. Daher ist eine Klarstellung erforderlich, ob und inwieweit eingebettete Dateien zulässig sind und wie dies mit den Archivierungsanforderungen vereinbar ist. Eine explizite Zulassung von PDF/A-3 könnte eine Lösung darstellen, da dieses Format sowohl Langzeitarchivierungsstandards erfüllt als auch die Einbettung zusätzlicher Dateien erlaubt.
Es wird zwar anerkannt, dass nicht alle digitalen Inhalte in ein PDF/A-Dokument überführt werden können, beispielsweise umfangreiche Excel-Dateien oder komplexe Bauzeichnungen. In diesen Fällen sieht die Regelung in § 2 Abs. 2 S. 4 VO-E vor, dass ein Hinweis auf die nicht darstellbaren Inhalte in das „Repräsentat“ aufgenommen wird. Obwohl in der Begründung davon ausgegangen wird, dass solche Daten teilweise überflüssig sind, keinen brauchbaren Akteninhalt darstellen und ihre Einfügung die Lesbarkeit erschwert, wird laut Entwurfsbegründung dennoch eine Einsichtnahme in den Diensträumen ermöglicht.[12]
Dies ist grundsätzlich keine praktikable Lösung. In der Praxis könnten sich erhebliche Schwierigkeiten ergeben, da betroffene Parteien gezwungen wären, für die Einsichtnahme in nicht darstellbare Inhalte persönlich in die Diensträume der Behörde oder des Gerichts zu kommen. Dies verursacht zusätzlichen Zeitaufwand und organisatorische Hürden, insbesondere für auswärtige Verfahrensbeteiligte. Zudem kann sich die Abgrenzung zwischen ‚überflüssigen‘ und ‚wesentlichen‘ Daten als problematisch erweisen, da es subjektiver Einschätzung unterliegt, welche Inhalte für das Verfahren relevant sind. Darüber hinaus besteht das Risiko, dass wesentliche Informationen durch die fehlende digitale Bereitstellung verloren gehen oder nur eingeschränkt überprüfbar sind, was zu Unklarheiten oder sogar zu Rechtsunsicherheiten führen kann. Hier wäre eine alternative digitale Lösung notwendig, beispielsweise durch die Bereitstellung dieser Dateien in einem ergänzenden Dateiformat oder über eine gesicherte Online-Plattform (vgl. das RegSol-System in Belgien[13]).
(1) Schriftstücke und sonstige Unterlagen, die zu einer elektronisch geführten Akte in Papierform eingereicht werden, sind nach dem Stand der Technik zur Ersetzung der Urschrift in elektronische Dokumente zu übertragen. Hiervon ausgenommen sind in Papierform geführte Akten anderer Instanzen und Beiakten. Diese können gemäß Anordnung der Gerichts- oder Behördenleitung in die elektronische Form übertragen werden.
(2) Es ist sicherzustellen, dass das elektronische Dokument mit den eingereichten Schriftstücken und sonstigen Unterlagen bildlich und inhaltlich übereinstimmt.
(3) Die nach Absatz 1 in elektronische Dokumente übertragenen Schriftstücke und sonstigen Unterlagen sind frühestens sechs Monate nach der Übertragung zu vernichten, sofern es sich nicht um Urschriften oder Ausfertigungen einer Urkunde oder sonstige rückgabepflichtige Unterlagen handelt.
Die Regelungen in § 3 VO-E – insbesondere die Verpflichtung zur Übertragung von eingereichten Papierdokumenten in elektronischen Dokumenten sowie deren Vernichtung frühestens sechs Monate nach Übertragung – können Probleme beim Archivierungsprozess hervorrufen. Diese Pflichten beziehen sich laut § 3 Abs. 1 Satz 2 VO-E explizit nicht auf Akten anderer Instanzen. Das impliziert, dass diese Vorgaben primär für Gerichte gelten. Dennoch sind an dieser Stelle aus Sicht der Praxis einige Hinweise geboten:
Im Rahmen von Forderungsanmeldungen sind nach § 174 Abs. 1 Satz 2 InsO weiterhin einer Anmeldung die Urkunden, aus denen sich die Forderung ergibt, in Abdruck beizufügen. Nach § 174 Abs.4 InsO kann die Anmeldung durch Übermittlung eines elektronischen Dokuments erfolgen; der Insolvenzverwalter kann einen gängigen elektronischen Übermittlungsweg sowie ein gängiges Dateiformat vorgeben. Der/die Insolvenzverwalter(in) muss daneben einen sicheren Übermittlungsweg im Sinne des § 130a der Zivilprozessordnung für die Übermittlung anbieten. Als Urkunde im Sinne des Abs. 1 Satz 2 kann in diesen Fällen auch eine elektronische Rechnung übermittelt werden. Auf Verlangen der InsolvenzverwalterInnen oder des Insolvenzgerichts sind Ausdrucke, Abschriften oder Originale von Urkunden einzureichen.
In der Praxis wird regelmäßig eine Fülle von Ausdrucken, Abschriften oder Originalen von Urkunden eingereicht, die gemäß § 175 Abs. 1 InsO mit der Insolvenztabelle beim Insolvenzgericht niederzulegen sind. Eine regelhafte Vernichtung solcher eingereichten Unterlagen kommt insbesondere bei Original-Urkunden nicht in Betracht. Abs. 3 trägt diesem Umstand durch eine entsprechende Regelung Rechnung. Da es gerade in Verfahren mit vielen Beteiligten zu einem hohen Aufkommen von Unterlagen kommen kann, würde sich zur Vermeidung einer ansonsten justizseitig notwendigen (Aus)Sortierung eine Ausnahmeregelung für solche Verfahren empfehlen.
(1) Elektronische Dokumente sowie sonstige Dateien und Informationen gelten als zur Akte genommen, wenn sie bewusst und dauerhaft in der elektronischen Akte gespeichert worden sind.
(2) Es ist sicherzustellen, dass in der elektronischen Akte alle Bearbeitungsvorgänge nachvollzogen werden können. Es ist insbesondere sicherzustellen, dass nachvollzogen werden kann, welche Stelle die Akte zu welchem Zeitpunkt bearbeitet hat.
(3) Es ist sicherzustellen, dass die elektronische Akte nur von der jeweils lese- und schreibberechtigten Stelle eingesehen und bearbeitet werden kann. Dies gilt auch, wenn die Lese- und Schreibrechte nur teilweise auf eine andere Stelle übergehen.
§ 4 VO-E bestimmt den Zeitpunkt, zu dem das jeweilige elektronische Dokument als zur Akte genommen gilt. Dies ist der Fall, wenn das Dokument bewusst und dauerhaft in der e-Akte gespeichert wird.
Unklar ist aber was unter „dauerhaft“ gemeint ist. Der Verordnungsentwurf erläutert dies nicht näher. Mutmaßlich ist damit zunächst eine revisionssichere Speicherung[14] gemeint. Hier empfiehlt sich ein klarstellender Hinweis.
Im Fall anhaltender technischer Störungen der elektronischen Aktenführung können die Behördenleitung der von den Störungen betroffenen Stelle oder die Präsidentinnen und Präsidenten der oberen Landesgerichte jeweils für ihren Geschäftsbereich anordnen, dass eine Ersatzakte in Papierform geführt wird. Diese ist in die elektronische Form zu übertragen, sobald die Störung behoben ist.
Grundsätzlich ist die Regulierung von Ersatzmaßnahmen bei plötzlich eintretenden technischen Störungen zu begrüßen. Die Anordnungskompetenz für die von den Störungen betroffenen Stellen klingt zunächst praktikabel, bringt jedoch erhebliche Probleme mit sich. Die uneinheitliche Handhabung durch Landesgerichte kann in solchen Fällen zu Verfahrensunsicherheiten führen, was bei fristgebundenen Verfahrenshandlungen im Insolvenzverfahren nicht auszuschließen ist. Die Verpflichtung zur doppelten Dokumentation oder Übertragung gemäß § 7 S. 2 VO-E erhöht den Verwaltungsaufwand für Insolvenzkanzleien und birgt das Risiko von Fristversäumnissen und Fehlern.
Die Lösung dieses Problems wäre ein zentrales digitales System nach dem Vorbild von RegSol in Belgien. Ein solches Portal könnte eine einheitliche Regelung für alle Beteiligten gewährleisten und Funktionen wie Offline-Zugriff und automatische Fristenverwaltung anbieten. Sollte ein solches bundesweites System eine technische Störung erleiden, könnten durch die delegierte IT-Verantwortlichkeit spezialisierte IT-Fachkräfte eingesetzt werden, die Notfallmechanismen wie lokale Zwischenspeicherung, automatische Wiederherstellungsfunktionen und eine klar geregelte Priorisierung von Fristen ins System einprogrammieren. Dies würde sowohl die Gerichte als auch die InsolvenzverwalterInnen entlasten.
Bisher galt die rheinland-pfälzische Landesverordnung über den elektronischen Rechtsverkehr für Insolvenzsachen, soweit Tabellen, Verzeichnisse und die dazugehörigen Dokumente elektronisch eingereicht werden.[15] Diese Umsetzungsoption wird für die InsolvenzverwalterInnen mit den §§ 8 ff. VO-E verpflichtend, soweit das Amtsgericht die Insolvenzakten in dem Einzelfall elektronisch führt:
Soweit bei einem Amtsgericht die Insolvenzakten elektronisch geführt werden, sind die Tabellen und Verzeichnisse nach § 5 Absatz 4 der Insolvenzverordnung maschinell zu führen. Werden die Insolvenzakten nach Maßgabe des § 1 Absatz 4 Satz 1 hybrid geführt, sind die Tabellen und Verzeichnisse in Papierform weiterzuführen.
Eine Ausnahme von dieser Regelung zur elektronischen bzw. maschinellen Tabellenführung macht der Verordnungsentwurf in § 8 S. 2 VO-E. Danach sind die Tabellen und Verzeichnisse in Papierform „weiterzuführen“, wenn die Insolvenzakten nach Maßgabe des § 1 Abs. 4 S. 1 VO-E hybrid geführt werden.
Der Verordnungsentwurf übersieht an dieser Stelle, dass die meisten Insolvenzkanzleien inzwischen vollständig auf die Nutzung von Papier verzichten und sämtliche Akten, einschließlich der dazu gehörenden Tabellen und Verzeichnisse, maschinell führen. Im Verordnungsentwurf wird die Entscheidung für eine Aktenführung ausschließlich in maschineller Form oder ausschließlich in Papierform aber damit begründet, dass eine hybride Weiterführung nicht erwünscht ist, um hybride Eingangs- und Rangverhältnisse zu vermeiden.[16] Allerdings könnte dieser Problematik begegnet werden, indem lediglich eine Datierungspflicht eingeführt wird. Zudem ist zu bedenken, dass viele Gerichte nach wie vor auch elektronisch empfangene Dokumente ausdrucken, was den Papierverbrauch nicht vermeidet. Ein weiteres kritisches Problem besteht in der möglichen Divergenz zwischen dem gedruckten und dem nachträglich digitalisierten Dokument. Bereits geringfügige Änderungen – sei es durch technische Konvertierungsprozesse oder durch menschliche Bearbeitung – können dazu führen, dass sich verschiedene Versionen eines Dokuments inhaltlich unterscheiden. Dies birgt erhebliche Risiken für die Authentizität und Verbindlichkeit der jeweiligen Fassung und wirft die Frage auf, welche Version letztlich maßgeblich ist. Vor diesem Hintergrund ist die Verpflichtung zur Papiereinreichung durch InsolvenzverwalterInnen nicht mehr zeitgemäß. Schon vor dem Hintergrund, dass die elektronische Aktenführung ab dem 1. Januar 2026 verpflichtend sein wird,[17] ist die Auferlegung einer Pflicht zur Dokumentenführung in Papierform nicht mit zukunftsfähigen, effizienten Arbeitsabläufen vereinbar. Eine konsequente Digitalisierung unter klaren und praktikablen Rahmenbedingungen wäre hier der sinnvollere Ansatz.
Werden die Tabellen und Verzeichnisse bei einem Amtsgericht maschinell geführt, so erfolgt die Niederlegung nach § 175 Abs. 1 Satz 2 InsO durch Speichern einer lesbaren Form der von der Insolvenzverwalterin oder dem Insolvenzverwalter nach § 13 Abs. 1 Satz 1 eingereichten Tabelle einschließlich der dazugehörigen Dokumente in der elektronischen Akte.
Es bleibt offen, was genau unter „lesbar“ zu verstehen ist – wer soll die gespeicherten Daten einsehen können (nur die Beteiligten i.S.d. § 175 Abs. 1 S. 2 InsO oder auch die Gerichte?) und auf welcher Weise erfolgt die Speicherung, um dauerhafte Lesbarkeit zu garantieren?
Zur Niederlegung der Tabelle fehlt weiterhin eine konkrete Bestimmung, wie Beteiligte Einsicht in die gespeicherte, visualisierte Form der Tabellendaten sowie die zugehörigen Dokumente nehmen können. Die Entwurfsbegründung stellt zwar klar, dass die Ablage der visualisierten Daten als Niederlegung gilt und damit zukünftig eine Online-Einsicht über das Akteneinsichtsportal ermöglicht werden soll, jedoch fehlt eine detaillierte Ausführung, wie und in welchem Umfang diese Zugriffsmodalitäten im konkreten Fall umzusetzen sind. Der Wortlaut des § 175 Abs. 1 S. 2 InsO spricht bisher lediglich von einer Niederlegung in der Geschäftsstelle des Insolvenzgerichts.
Zudem sollte eine Regelung ergänzt werden, wie sie etwa in § 4 eTab InsO‑NRW vorgesehen ist. Dort wird festgelegt, dass die elektronische Einsichtnahme unter Berücksichtigung der Informationssicherheit erfolgen muss – insbesondere muss ein schreibender Zugriff und der Zugriff auf das LAN des Verwaltungsnetzes ausgeschlossen werden.
Werden Tabellen maschinell geführt, so hat das Insolvenzgericht für die Eintragung nach § 178 Abs. 2 Satz 1 InsO Rang und laufende Nummer der Forderungen in einer Textdatei aufzulisten. Die Textdatei ist mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen. Berichtigungen von Tabellen sind gesondert qualifiziert elektronisch zu signieren. Die qualifizierte elektronische Signatur ist unverzüglich zu validieren. Die Validierung ist durch ein Signaturprüfprotokoll zu dokumentieren. Die Textdatei, die Signaturdatei und das Signaturprüfprotokoll werden Bestandteil der maschinell geführten Tabelle.
AdressatInnen dieser Norm sind laut Entwurfsbegründung RichterInnen und RechtspflegerInnen.[18] Aus Sicht der Insolvenzverwalterpraxis ergeben sich aber für ihren Arbeitsablauf Fragen bezüglich der Signaturen.
Fraglich ist zuerst, was mit „Textdatei“ genau gemeint ist. Textdateien können grundsätzlich nicht direkt signiert werden, da sie keine integrierte Möglichkeit bieten, eine Signaturkomponente aufzunehmen. Daher bleibt es unklar, welche Art einer elektronischen Signatur i.S.d. SigG gemeint ist. Ebenso wenig eindeutig ist, ob für diese Dateien eine revisionssichere Speicherung vorgesehen ist, und, falls dies der Fall ist, wo bzw. von wem diese Daten gespeichert werden.
Hinsichtlich der Anbringung der Signatur durch den/die RichterIn oder RechtspflegerIn stellt sich die Frage, an welcher Stelle die Signatur erfolgen soll. Ohne eine spezielle Signatur-Infrastruktur können ausschließlich PDF-Dateien signiert werden.
Dies wirft die Anschlussfrage auf, welches PDF-Dokument signiert werden soll. Die eingereichte Datei im PDF/A-Format stellt ein Original dar und ist als revisionssicheres Dokument nicht veränderbar, sodass sie auch nicht direkt signiert werden kann. Um eine Signatur anzubringen, müsste die Originalität des PDF-Dokuments aufgehoben werden, da eine Signatur nur durch Wechsel in den Bearbeitungsmodus angebracht werden kann. Bei diesem Wechsel verliert das signierte Dokument seine Integrität und erfüllt nicht mehr die PDF/A-Standards. Die Identität der beiden Dokumente fällt somit auseinander, sodass per Definition ein neues Dokument entsteht.
Diese Problematik ließe sich umgehen, indem das ursprüngliche PDF in seiner originalen Form belassen und stattdessen als Anhang einer neu erstellten, signierten PDF-Datei beigefügt wird. Damit ist das ursprüngliche PDF, also der informatorisch wichtige Inhalt, jedoch nicht mehr im direkten Zugriff nach dem Öffnen der PDF-Datei vorhanden, sondern muss aus diesem als Anhang extrahiert und zusätzlich geöffnet werden. Aus dem Wortlaut des § 10 S. 6 VO-E könnte man entnehmen, dass die Entwurfsbegründung auch so einen „separaten“ Signaturprozess vorsieht, wenn die Rede von „Textdatei, die Signaturdatei und das Signaturprüfprotokoll“ ist.
Wie aber oben erörtert (s. S. 3 f.), bietet sich eine zweite Möglichkeit zur Vermeidung dieser Problematik durch die Nutzung der PDF/A-3 Version. Die PDF/A-3 Norm ermöglicht es, PDF/A als Container für beliebige Dateien zu verwenden, einschließlich nicht normierter PDFs oder sogar Nicht-PDF-Dateien. Konkret auf diese Problematik bezogen kann das ursprüngliche, signierte PDF – nach Entfernung der Signatur – als Anhang in eine neue PDF/A-3 Hüllendatei eingebettet werden. Zusätzlich kann eine XML-Datei mit den Signaturinformationen in die Hülle aufgenommen werden, um eine transparente Dokumentation der ursprünglichen Signatur zu gewährleisten. Optional kann dieser Container mit einem digitalen Siegel der jeweiligen Organisation versehen werden. Ein Siegel ist technisch mit einer Signatur vergleichbar, wird aber von juristischen Personen verwendet und dient der Authentifizierung und Integritätssicherung von Dokumenten.[19]
Es ist sicherzustellen, dass die Tabelle nach dem Signieren nach § 10 auf Dauer inhaltlich unverändert in lesbarer Form wiedergegeben werden kann.
Laut Entwurfsbegründung[20] beträgt die Aufbewahrungsfrist 30 Jahre. Diese Regelung gilt jedoch ausschließlich intern für die Justiz und betrifft die InsolvenzverwalterInnen daher nicht. Dennoch ist auf die Speicherung im PDF/A-Format sowie auf die bereits angesprochenen Herausforderungen der Langzeitarchivierung (s.o. S. 4 f.) hinzuweisen.
(1) Die Vorschriften dieses Abschnitts regeln die Übermittlung elektronischer Dokumente an die Gerichte in Rheinland-Pfalz nach:
(2) Bei den rheinland-pfälzischen Gerichten können in Verfahren des Handels-, Genossenschafts-, Gesellschafts-, Partnerschaftsgesellschaftsregisters sowie in Grundbuchsachen elektronische Dokumente eingereicht werden. In Insolvenzsachen können Tabellen, Verzeichnisse und die dazugehörigen Dokumente elektronisch eingereicht werden.
Mit dieser Vorschrift eröffnet das rheinland-pfälzische Justizministerium den sachlichen Anwendungsbereich der Regelungen zum elektronischen Rechtsverkehr für Insolvenzsachen, indem es sich auf die Länderermächtigung in § 5 Abs. 4 S. 2 InsO beruft. § 12 Abs. 2 S. 2 VO-E formuliert hier eine konkretisierende „Kann“-Vorschrift, und bezieht sich auf die Tabellen und Verzeichnisse als Objekte des elektronischen Rechtsverkehrs. Sie konkretisiert mithin § 5 Abs. 4 S. 2 InsO, der den Regelungsspielraum für Länder nur bezüglich der Einreichung von Tabellen, Verzeichnissen und den dazu gehörenden Dokumenten vorsieht.
(1) Das elektronische Dokument ist im Dateiformat PDF zu übermitteln. Wenn bildliche Darstellungen im Dateiformat PDF nicht verlustfrei wiedergegeben werden können, darf das elektronische Dokument zusätzlich im Dateiformat TIFF übermittelt werden. Die Dateiformate PDF und TIFF müssen den nach § 21 Nummer 1 bekanntgemachten Versionen entsprechen.
(2) Das elektronische Dokument muss für die Bearbeitung durch das Gericht geeignet sein und soll den nach § 21 Nummer 6 bekanntgemachten technischen Standards entsprechen.
(3) Der Dateiname eines elektronischen Dokuments soll den Inhalt des elektronischen Dokuments schlagwortartig umschreiben und bei der Übermittlung mehrerer elektronischer Dokumente eine logische Nummerierung enthalten.
(4) Dem elektronischen Dokument soll ein strukturierter maschinenlesbarer Datensatz im Dateiformat XML beigefügt werden, der den nach § 21 Nummer 2 bekannt gemachten Definitions- oder Schemadateien entspricht und mindestens enthält:
§ 13 Abs. 3 VO-E enthält eine Reihe von unbestimmten Rechtsbegriffen.
Während davon auszugehen ist, dass unter einer „logischen“ Nummerierung höchstwahrscheinlich eine Nummerierung mittels arabischer Zahlen zu verstehen ist, bleibt das Wort „schlagwortartig“ konkretisierungsbedürftig. Auf der Website des Landesjustizministeriums wird dazu ausgeführt:
„Bei der Übermittlung soll, sofern bekannt, in dem Betreff der Sendung das gerichtliche Aktenzeichen angegeben werden. Bei verfahrenseinleitenden elektronischen Dokumenten und in den Fällen, in denen das gerichtliche Aktenzeichen sonst noch nicht bekannt sein kann, soll „Neueingang“ angegeben werden (siehe jedoch Abweichungen unter 4.4).
Bei Neueingängen soll in der Nachricht die jeweilige Verfahrensart (z.B. Klage, Beschwerde) und die schlagwortartige Bezeichnung des Inhalts angegeben werden. Diese Angaben dienen lediglich der zügigen internen Weiterleitung der Sendungen.
Um Probleme bei der Weiterverarbeitung auf unterschiedlichen Plattformen zu vermeiden, sollen Dateinamen keine Sonderzeichen enthalten (insbesondere keinen Schrägstrich, keinen Doppelpunkt oder kein Euro-Zeichen „€“) und nicht zu lang sein (maximal 60 Zeichen, keine Pfadangaben).“[21]
Auch hier wird das Wort „schlagwortartig“ ohne weitere Erklärung genutzt. Eine Klarstellung oder Nomenklatur ist auch nicht in der Entwurfsbegründung enthalten. Eine rein nach Verfahrensart geordnete Dokumenteneinreichung ist nicht ausreichend übersichtlich. Es empfiehlt sich daher, ein einheitliches Datenbenennungssystem anzuwenden, um einen geordneten und einheitlichen Empfangs- und Zugangsprozess zu ermöglichen. Die nordrheinwestfälische Justiz regelt diese Problematik beispielsweise durch eine „Namenskonvention“[22] für externe NutzerInnen sowie weitere allgemeine Hinweise:
Bei der Übermittlung soll, sofern bekannt, das gerichtliche Aktenzeichen angegeben werden. Dies ist in das dafür vorgesehene Feld „Aktenzeichen“ einzutragen. Wenn dieses Feld nicht zur Verfügung steht (wie z.B. bei der Versendung von DE-Mails) ist das Aktenzeichen im Feld „Betreff“ einzutragen. Dabei ist vor und nach dem Registerzeichen jeweils ein Leerzeichen zu setzen. In Fällen, in denen das gerichtliche Aktenzeichen noch nicht bekannt ist, soll der Begriff „Neueingang“ verwendet werden. Handelt es sich um einen „echten Eilantrag“ (z.B. Antrag auf Erlass einer einstweiligen Verfügung, Antrag auf Anordnung des Arrestes, etc.) sollen zusätzlich der Begriff „EILT!“ sowie der spezifizierte Antrag verwendet werden.[23]
Wird eine Namenskonvention eingeführt, wäre eine bundesweite Einheitlichkeit extrem wünschenswert und hilfreich, um den erheblichen Aufwand und die Fehleranfälligkeit unterschiedlicher Vorgaben zu vermeiden.
(1) Werden die Tabellen und Verzeichnisse nach § 5 Absatz 4 der Insolvenzverordnung bei einem Amtsgericht maschinell geführt, so haben die Insolvenzverwalterinnen und Insolvenzverwalter die Tabellen und die dazugehörigen Dokumente elektronisch wie folgt einzureichen:
Bei einer Übermittlung nach Satz 1 Nr. 2 müssen die Tabellen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein.
(2) Bei der Übermittlung von Tabellen nach Absatz 1 sind ferner die nach § 21 Nummer 8 bekannt gemachten Vorgaben zur Schnittstellenbeschreibung für die Dateiübernahme von Insolvenzverwalterinnen und Insolvenzverwaltern in gerichtliche Systeme einzuhalten.
(3) Gehen bei der Insolvenzverwalterin oder dem Insolvenzverwalter die zu den Tabellen gehörenden Dokumente in Papierform ein, so hat sie oder er diese nach Maßgabe des § 21 Nummer 9 in ein elektronisches Dokument zu übertragen. Dokumente in Papierform sind ebenfalls beim Insolvenzgericht einzureichen.
Für die Übermittlung der Tabellen und der dazu gehörenden Dokumente stehen zwei Alternativen zur Verfügung, § 19 Abs. 1 Nr. 1 oder Nr. 2 VO-E. In der Praxis wird das Versenden gemäß § 130a Abs. 4 ZPO bevorzugt. D.h. eine Übermittlung erfolgt grundsätzlich entweder per beA (§ 130a Abs. 4 Nr. 2 ZPO) oder per eBO (§ 130a Abs. 4 Nr. 4 ZPO).
Weiter stellt § 19 Abs. 3 VO-E ein Problem dar, wenn Papierdokumente sowohl in physischer Form als auch als elektronisches Dokument eingereicht werden müssen. Dies wirft erhebliche praktische und rechtliche Probleme auf.
Zuerst verursacht diese Verpflichtung einen erheblichen bürokratischen, zeitlichen und organisatorischen Mehraufwand für Insolvenzverwalterkanzleien. Vor allem kleinere und mittlere Kanzleien sind diesem Problem am meisten ausgesetzt. Die Entwurfsbegründung geht davon aus, dass die InsolvenzverwalterInnen „bereits heute schriftlich eingereichte Unterlagen für die Weiterverarbeitung einscannen und daher insofern keine Mehraufwände entstehen.“[24] Dies ist nicht richtig. Neben dem für Scanarbeiten einzusetzendem Personal ist die Vorhaltung und Wartung von Geräten notwendig, die neben einer ausreichend großen Dokumentenzufuhr auch über eine schnelle Scangeschwindigkeit und die Möglichkeit des Scannens auch anderer Objekte, wie bspw. Fotos, verfügen. Ebenso ist die Vorhaltung entsprechender Speicherkapazitäten erforderlich.
Dieser Personal- und Kostenaufwand findet in anderen Regelwerken bereits Berücksichtigung:
So regelt § 7 Abs. 3 JVEG, dass für die Überlassung von elektronisch gespeicherten Dateien anstelle der in Abs. 2 genannten Kopien und Ausdrucke 1,50 € je Datei ersetzt werden. Für die in einem Arbeitsgang überlassenen oder in einem Arbeitsgang auf denselben Datenträger übertragenen Dokumente werden höchstens 5,00 € ersetzt.
Ähnliches gilt für die Auslagen der Notare (vgl. 32002 der Anlage 1 zu § 3 Abs. 2 Gerichts- und Notarkostengesetz): „Dokumentenpauschale für die Überlassung von elektronisch gespeicherten Dateien oder deren Bereitstellung zum Abruf anstelle der in den Nummern 32000 und 32001 genannten Dokumente ohne Rücksicht auf die Größe der Vorlage: je Datei 1,50 €; für die in einem Arbeitsgang überlassenen, bereitgestellten oder in einem Arbeitsgang auf denselben Datenträger übertragenen Dokumente insgesamt höchstens 5,00 €. Werden zum Zweck der Überlassung von elektronisch gespeicherten Dateien Dokumente zuvor auf Antrag von der Papierform in die elektronische Form übertragen, beträgt die Dokumentenpauschale nicht weniger, als die Dokumentenpauschale im Fall der Nummer 32000 für eine Schwarz-Weiß-Kopie betragen würde.“
Für den Fall einer Überführungsverpflichtung des Insolvenzverwalters ist zugleich eine angemessene Regelung zum Kostenersatz zu treffen.
Ist eine elektronische Einreichung nach § 19 Absatz 1 aus Gründen, die die Insolvenzverwalterin oder der Insolvenzverwalter nicht zu vertreten hat, nicht möglich, so können die Tabellen und die dazugehörigen Dokumente auf einem Datenträger bei dem Gericht eingereicht werden, welcher den Vorgaben des § 21 Nummer 4 entspricht. Die Unmöglichkeit der elektronischen Einreichung ist darzulegen.
Die Regelung bestimmt, ab wann eine Ersatzeinreichung durch die InsolvenzverwalterInnen möglich ist. Dass bei technischen Hindernissen die Dokumenteneinreichung ausnahmsweise auf einem Datenträger – welcher den Vorgaben des § 21 Nr. 4 VO-E entspricht – erfolgen kann, begrüßt der VID. Technische Störungen könnten in der Praxis gerade in (Massen-)Insolvenzverfahren Probleme bereiten. Auf der Webseite des Landesjustizministerium wird dargestellt, was unter einem „zulässigen physischen Datenträger“ zu verstehen ist: USB-Speichermedien, DVD oder CD (optische Datenträger).[25]
Wir weisen allerdings darauf hin, dass die Gerichte bei Verwendung externer Datenträger geeignete Sicherungsvorkehrungen treffen müssen, um eine Infizierung mit Schadsoftware zu verhindern.
Das für die Angelegenheiten der Rechtspflege zuständige Ministerium macht folgende technische Standards für die Übermittlung und Eignung zur Bearbeitung elektronischer Dokumente auf der Internetseite www.erv.justiz.rlp.de bekannt:
Zu § 21 Nr. 3 VO-E wird auf der Website des rheinland-pfälzischen Justizministeriums Folgendes ausgeführt:
Für Sendungen an das Gericht, die per EGVP eingereicht werden, bestehen folgende Beschränkungen:
Je nach Ihrer Arbeitsumgebung kann es erforderlich sein, deutlich unter den genannten Grenzen zu bleiben (z.B. bei zu geringer Bandbreite der Netzanbindung). Sofern ein Vorgang die angegebenen Grenzen überschreitet, besteht die Möglichkeit der Ersatzeinreichung (vgl. Nr. 2.4).
Aus dem Bereich der IT-Dienstleister für Insolvenzverwalterkanzleien, erreichte uns folgender Hinweis:
Die aktuell 30 MB entsprechen nicht dem tatsächlich möglichen maximalen Datenvolumen, denn die Daten müssen für den Transport umkodiert werden, wodurch ein Netzvolumen zwischen 70-75% (also ca. 21-22,5 MB) für eine Übertragung übrigbleibt. Eine Schwarzweißseite hat ca. 300 kB, eine Farbseite ca. 1 MB. Entsprechend können auf diesem Weg maximal 8 Seiten S/W übertragen werden.
Diese kleine Speicherkapazität stellt für InsolvenzverwalterInnen – die Kundschaft des IT-Dienstleisters – insgesamt eine große Hürde dar, die den Arbeitsverlauf erheblich erschwert.
(1) Diese Verordnung tritt am […] in Kraft.
(2) Zeitgleich treten die Landesverordnung über den elektronischen Rechtsverkehr in Rheinland-Pfalz vom 10. Juli 2015 (GVBl. S. 175), zuletzt geändert durch Verordnung vom 4. April 2017 (GVBl. S. 86, 121), die Landesverordnung über die elektronische Aktenführung im Strafverfahren vom 12. April 2023 (GVBl. S. 120), die Landesverordnung über die elektronische Aktenführung bei den Gerichten in Rheinland-Pfalz vom 09. Mai 2018 (GVBl. S. 125), zuletzt geändert durch Verordnung vom 16.10.2024 (GVBl. S. 348), die Landesverordnung über die elektronische Aktenführung in Bußgeldverfahren bei den Staatsanwaltschaften und Gerichten vom 19. August 2022 (GVBl. S. 326) außer Kraft.
Es ist sicherzustellen, dass den InsolvenzverwalterInnen ausreichend Zeit für etwaig notwendige (System-)Umstellungen eingeräumt wird. Für den Fall einer Überführungsverpflichtung des/r Insolvenzverwalter(in) i.S.d. § 19 Abs. 3 VO-E ist eine entsprechende Vergütungsregelung vorzusehen.
Berlin, 11.03.2025
Kontakt:
Verband Insolvenzverwalter und Sachwalter Deutschlands e.V. (VID)
Am Zirkus 3
10117 Berlin
Tel.: 030/ 20 45 55 25
E-Mail: info@vid.de / Web: www.vid.de
[1] Verordnungsentwurf über den elektronischen Rechtsverkehr und die elektronische Aktenführung Rheinland-Pfalz (E-Justizverordnung Rheinland-Pfalz – eJustizVO RP) v. 22.01.2025.
[2] Verordnung über die elektronische Führung und Einreichung der Tabellen und Verzeichnisse sowie der dazugehörigen Dokumente in Insolvenzsachen im Land Nordrhein-Westfalen (eTabelle Insolvenzordnung – eTab InsO) idF vom 01.02.2022, abrufbar unter SGV Inhalt: Verordnung über die elektronische Führung und Einreichung der Tabellen und Verzeichnisse sowie der da zugehörigen Dokumente in Insolvenzsachen im Land Nordrhein-Westfalen (eTabelle Insolvenzordnung – eTab InsO)* | RECHT.NRW.DE.
[3] VID-StN zum Entwurf einer Verordnung über die Einreichung und Führung der Tabellen über die angemeldeten Forderungen gemäß § 175 Insolvenzordnung in maschineller Form (Niedersachsen), abrufbar unter: VID-StN-zum-Niedersaechs.-Verordnungsentwurf-ueber-die-Einreichung-u.-Fuehrung-der-Tabellen-ueber-die-angemeldeten-Fo.pdf (zuletzt gesehen am 12.03.2025).
[4] Die Kosten (die theoretisch aufgrund der bereits bestehenden Landesverordnungen angefallen sind) werden den Rechtsanwendern weiterhin auferlegt. Vgl. VO-E, S. 8.
[5] VO-E, S. 29.
[6] Ebd.
[7] Elektronischer Rechtsverkehr. eJustice Rheinland-Pfalz (zuletzt gesehen am 12.03.2025).
[8] ISO 32000-1.
[9] ISO 19005-1 bzw. ISO 19005-2.
[10] Die Betonung liegt auf dem Wort „beliebig“, da die PDFA/2 Version tatsächlich eingebettete Dateien auch erlaubt, aber nur solche, die selbst dem PDF/A-1 oder PDF/A-2 Standard entsprechen. Vgl. SO 32000-1:2008, 7.11.3.
[11] Vgl. What do we mean by „embedded“ files in PDF? – Open Preservation Foundation. (zuletzt gesehen am 12.03.2025).
[12] VO-E, S. 31.
[13] Vgl. VID-StN zum RegE eines Gesetzes zur weiteren Digitalisierung der Justiz. Abrufbar unter: VID-StN-zum-RefE-eines-Gesetzes-zur-weiteren-Digitalisierung-der-Justiz.pdf
[14] Vgl. z.B. § 3 eTabInsO (NRW).
[15] VO-E, S. 25.
[16] Vgl. VO-E S. 24.
[17] Vgl. Digitalisierung der Justiz | Bundesregierung (zuletzt gesehen am 12.03.2025).
[18] VO-E S. 36.
[19] Vgl. Hoch lebe PDF/A – nieder mit der Signatur? – SEAL Systems AG (zuletzt gesehen am 12.03.2025).
[20] Ebd.
[21] Elektronischer Rechtsverkehr. eJustice Rheinland-Pfalz, unter „4. Bearbeitungshinweise“. (zuletzt gesehen am 12.03.2025).
[22] Vgl. Namenskonvention für externe Nutzer zur Bezeichnung von Dokumenten im elektronischen Rechtsverkehr der Justiz NRW, abrufbar unter: Namenskonvention-fuer-Externe-Nutzer.pdf (zuletzt gesehen am 12.03.2025).
[23] NRW-Justiz, Allgemeine Hinweise zur Benennung von elektronischer Post, abrufbar unter: Allgemeine Hinweise zur Benennung von elektronischer Post | NRW-Justiz (zuletzt gesehen am 12.03.2025).
[24] VO-E, S. 48.
[25] Elektronischer Rechtsverkehr . eJustice Rheinland-Pfalz, unter „2.4. Ersatzeinreichung“. Vgl. weiter: Bundesanzeiger v. BMJ zu den Rechtsverordnungen über die Führung und Übermittlung elektronischer Dokumente sowie die Einsichtnahme in elektronische Akte – eAeDB 2020, abrufbar unter: BAnz AT 02.10.2020 B2 (2).pdf (zuletzt gesehen am 12.03.2025).